Ufficio Scolastico Territoriale di Milano

Ministero dell’Economia e delle Finanze
RAGIONERIA TERRITORIALE DELLO STATO
MILANO / MONZA BRIANZA

Milano, 03/08/2016 ore 11:55

Alle Amministrazioni Statali
della Regione Lombardia
LORO SEDI
Via PEC

Oggetto: Informativa n. 161 – Legge 908/60 – Modalità di invio degli atti dematerializzati.

Com’è noto, in applicazione delle norme generali del C.A.D., il 12/08/2016 scadrà il termine imposto dall’articolo 17 del DPCM 13/11/2014, pubblicato sulla G.U. n. 8 del 12/01/2015, entro cui le Pubbliche Amministrazione dovranno adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti.

Peraltro la materia è regolata, tra l’altro, dalle Circolari n. 3/2014 e n. 17/2016 della Ragioneria Generale dello Stato tutte disponibili sul sito internet http://www.rgs.mef.gov.it/VERSIONE-I/CIRCOLARI

Tutte le disposizioni sopra indicate sono state ampiamente illustrate ed analizzate nell’incontro tenutosi in data 20/06/2016 presso questa RTS, di cui si allegano ora le relative slide, durante il quale sono state esaminati e discussi tutti i quesiti formulati da Codeste Amministrazioni.

In particolare è stato evidenziato che la modalità preferenziale per l’invio degli atti in argomento, rimane il flusso dematerializzato SICOGE che presuppone adeguate configurazioni da parte di Codeste Amministrazioni al fine di consentire la firma dei provvedimenti in modalità “completamente dematerializzata” come già illustrato nell’Incontro del 20/06/2016.

Per tutto quanto sopra premesso, per tutti i casi in cui non fosse possibile utilizzare la modalità “completamente dematerializzata” prevista in SICOGE, si ritiene opportuno disciplinare l’invio a questa Ragioneria Territoriale degli atti dematerializzati che riguardano i decreti di cui alla Legge 908/60 nonché i relativi allegati, ove previsti.

Per l’invio della documentazione sopraindicata dovrà essere utilizzato il modulo di trasmissione MSWord interattivo “INVIO DECRETO 908/60_ver_2.0” contenuto nel file CODICE – COD. AMM.NE – DECRETO N. xxxx DEL gg-mm-aaaa – CAMICIA N. yyyyyy – CAP cccc – PG ppp – Altri riferimenti_ver_2.0.doc che si allega alla presente Informativa in forma di prototipo non utilizzabile per l’uso quotidiano: sarà cura di questa RTS inviare a ciascuna Amministrazione il modulo personalizzato con la propria intestazione e “COD. AMM.NE”.

Le modalità tecniche ed operative per la trasmissione sono meglio dettagliate nell’allegato tecnico; in particolare si raccomanda di osservare le seguenti indicazioni:

1. Utilizzare per la trasmissione la casella di posta PEC della propria AOO, oppure una casella di posta PEO istituzionale intestata alla singola Amministrazione: per tale adempimento potrà essere inviata una specifica richiesta utilizzando il modulo “Legge 908 – Richiesta mappatura PEO” che è allegato alla presente;
2. Inviare gli atti esclusivamente alla casella di posta PEC di questa Ragioneria Territoriale rts-mi.rgs@pec.mef.gov.it; appare utile precisare che tutti gli atti d’ufficio, oppure anche altra documentazione ad integrazione, non potranno quindi essere inviati alla casella di posta istituzionale PEO della RTS né a quella dei singoli Funzionari; queste ultime potranno essere invece utilizzate per richieste di chiarimenti, informazioni e/o corrispondenza che non comportino comunque l’invio di atti d’ufficio, neppure ad integrazione;
3. Inviare il modulo di trasmissione nel corpo della mail secondo le dettagliate indicazioni fornite al punto 4) dell’allegato tecnico;
4. Effettuare la scansione o la conversione di tutti i documenti in un unico file nel formato .pdf avendo cura di impostare il formato in bianco/nero ed un numero massimo di 150 DPI;
5. Firmare digitalmente l’unico file contenente tutti i documenti;
6. Indicare nell’oggetto della mail la seguente stringa: CODICE – AMM.NE – DECRETO N. xxxx DEL gg-mm-aaaa – CAMICIA N. yyyyyy – CAP cccc – PG ppp – Altri riferimenti_ver_1.0; il risultato potrà quindi essere ad esempio:
   • 7D – 908_PRAP – DECRETO N. 123 DEL 10-06-2016 – CAMICIA N. 999 – CAP 1234 – PG 99 – Rif. interno_ver_2.0;
   • OPIMP7D – 908_PRAP – DECRETO N. 123 DEL 10-06-2016 – CAMICIA N. 999 – CAP 1234 – PG 99 – Rif. interno_ver_2.0;
   • OAIC7D – 908_PRAP – DECRETO N. 123 DEL 10-06-2016 – CAMICIA N. 999 – CAP 1234 – PG 99 – Rif. interno_ver_2.0;
   • OAIMP7D – 908_PRAP – DECRETO N. 123 DEL 10-06-2016 – CAMICIA N. 999 – CAP 1234 – PG 99 – Rif. interno_ver_2.0;
   • CEDU7D – 908_PRAP – DECRETO N. 123 DEL 10-06-2016 – CAMICIA N. 000 – CAP 1234 – PG 99 – Rif. interno_ver_2.0;
   • RINN7D – 908_PRAP – DECRETO N. 123 DEL 10-06-2016 – CAMICIA N. 000 – CAP 1234 – PG 99 – Rif. interno_ver_2.0;
   • DAR7D – 908_PRAP – DECRETO N. 123 DEL 10-06-2016 – CAMICIA N. 000 – CAP 1234 – PG 99 – Rif. interno_ver_2.0

Con l’occasione si ritiene utile precisare che, stante le disposizioni previste dal C.A.D. e dal DPR 445/2000 circa l’immodificabilità degli atti pervenuti via PEC, la documentazione trasmessa con ogni singolo flusso non potrà essere integrata e/o modificata; pertanto è opportuno prestare la massima attenzione affinchè la documentazione trasmessa sia completa al fine di consentire la verifica del provvedimento; infatti, eventuali integrazioni inviate con flussi successivi, sempre completi di tutta la documentazione necessaria, determineranno l’inizio di nuovi termini di decorrenza del controllo.

In caso di rilievo la documentazione dovrà essere ritrasmessa nuovamente completa con le modalità sopra indicate avendo cura di inserire nell’oggetto della mail l’ulteriore codice del rilievo che verrà indicato nella disposizione di Osservazione Impeditiva, come meglio descritto di seguito: CODICE – AMM.NE – DECRETO N. xxxx DEL gg-mm-aaaa – CAMICIA N. yyyyyy – CAP cccc – PG ppp – Altri riferimenti_ver_1.0 – RIF. RILIEVO rrrr; il risultato potrà quindi essere ad esempio:

• OPIC7D – 908_PRAP – DECRETO N. 123 DEL 10-06-2016 – CAMICIA N. 999 – CAP 1234 – PG 99 – Rif. interno_ver_2.0 – RIF. RILIEVO 515;
• OPIMP7D – 908_PRAP – DECRETO N. 123 DEL 10-06-2016 – CAMICIA N. 999 – CAP 1234 – PG 99 – Rif. interno_ver_2.0 – RIF. RILIEVO 507;
• OAIC7D – 908_PRAP – DECRETO N. 123 DEL 10-06-2016 – CAMICIA N. 999 – CAP 1234 – PG 99 – Rif. interno_ver_2.0 – RIF. RILIEVO 501;
• OAIMP7D – 908_PRAP – DECRETO N. 123 DEL 10-06-2016 – CAMICIA N. 999 – CAP 1234 – PG 99 – Rif. interno_ver_2.0 – RIF. RILIEVO 509;
• CEDU7D – 908_PRAP – DECRETO N. 123 DEL 10-06-2016 – CAMICIA N. 000 – CAP 1234 – PG 99 – Rif. interno_ver_2.0 – RIF. RILIEVO 506;
• RINN7D – 908_PRAP – DECRETO N. 123 DEL 10-06-2016 – CAMICIA N. 000 – CAP 1234 – PG 99 – Rif. interno_ver_2.0 – RIF. RILIEVO 617;
• DAR7D – 908_PRAP – DECRETO N. 123 DEL 10-06-2016 – CAMICIA N. 000 – CAP 1234 – PG 99 – Rif. interno_ver_2.0 – RIF. RILIEVO 508.

Inoltre, stante il termine di 15 giorni imposto alla RTS per l’apposizione del predetto visto, è opportuno evidenziare la necessità di rigoroso rispetto dei termini di trasmissione dei provvedimenti come previsto dalle Circolari RGS relative alla chiusura delle contabilità annuali; a tale proposito sarà cura di questa RTS comunicare anno per anno le precise date di scadenza, che dovranno quindi intendersi inderogabili.

La presente informativa unitamente ai modelli allegati verrà pubblicata anche, come di consueto, sul sito internet dell’Ufficio Scolastico Regionale – Ambito Territoriale di Milano all’indirizzo web http://www.istruzione.lombardia.gov.it/milano/ragioneria-territoriale-dello-stato/

Da ultimo, come già fatto presente nel citato incontro del 20/06/2016, si ritiene opportuno evidenziare che tutta la materia deve considerarsi in continua evoluzione con la conseguenza che vi potranno essere nel tempo, anche a breve, ulteriori modifiche e/o integrazioni che verranno tempestivamente rese note da questa RTS.

Infine si fa presente che in caso di chiarimenti è possibile contattare:

• per questioni amministrative:
  Il Coordinatore dell’Area: Dott.ssa PACILE’ Gloria Anna – Tel. 0262720507 – e-mail gloriaanna.pacile@tesoro.it
  il Responsabile del Procedimento: Dott.ssa ENEA Maria Giovanna – tel. 0267720501 – e-mail mariagiovanna.enea@tesoro.it
• per questioni tecnico-procedurali:
  3il Coordinatore dell’Area: Sig. CIRCELLA Agostino – Tel. 0267737289 – e-mail agostino.circella@tesoro.it

Si confida nella consueta collaborazione.
Distinti saluti.

IL DIRETTORE
F.to Dott. Oreste Malatesta *
* La firma deve intendersi autografa e sostituita a mezzo
stampa ai sensi dell’art.3, c. 2 del D.lgs. n. 39/93